Cómo escribir una memoria técnica que puntúe

La LCSP no usa la expresión «memoria técnica», pero todo el mundo la entiende: es el documento con el que respondes a los criterios de juicio de valor, los que un técnico puntúa leyendo tu propuesta en lugar de aplicar una fórmula. Metodología, plan de trabajo, organización del equipo, control de calidad, mejoras cualitativas.

Por regla general, los contratos se adjudican con varios criterios buscando la mejor relación calidad-precio, y los cualitativos pueden incluir la calidad, la organización y experiencia del personal adscrito o el servicio posventa (LCSP, art. 145). En los servicios de carácter intelectual y en los del Anexo IV, los criterios de calidad deben pesar al menos el 51 % (LCSP, art. 145.4): ahí la memoria decide.

¿Quién la lee? En los procedimientos abiertos y restringidos de las Administraciones, si los criterios de juicio de valor pesan más que los automáticos, un comité de al menos tres expertos o un organismo técnico especializado. En los demás casos, la mesa de contratación o los servicios del órgano de contratación, que pueden pedir informes técnicos (LCSP, art. 146.2). En cualquier caso, lee alguien que conoce el pliego técnico mejor que tú y que tiene que justificar cada punto que da.

Los criterios y su ponderación tienen que estar en el pliego y en el anuncio (LCSP, art. 145.5, LCSP, art. 146.3). Antes de escribir una línea, haz una tabla con:

• Cada criterio y subcriterio de juicio de valor, con sus puntos.
• Lo que el pliego dice que se valorará en cada uno, copiado literalmente.
• Los umbrales: si el procedimiento va por fases, puede exigirse un mínimo del 50 % de la puntuación de los criterios cualitativos para seguir (LCSP, art. 146.3). Algunos pliegos fijan umbrales propios.
• Los límites formales: páginas, tipografía, interlineado, formato, anexos admitidos.

Esa tabla es tu guion. Si un subcriterio vale 10 puntos y dice «se valorará el plan de comunicación con el responsable del contrato», tu memoria necesita un apartado que se llame así y que describa ese plan, no un párrafo genérico sobre vuestra vocación de servicio.

La estructura que mejor puntúa es la más fácil de corregir: un índice que replica, uno a uno y en el mismo orden, los criterios y subcriterios del pliego, con sus mismos nombres. El evaluador encuentra cada respuesta donde la busca y no tiene que adivinar dónde está lo que vale puntos.

Reparte el espacio según el peso. Si tienes 30 páginas y tres criterios de 20, 15 y 10 puntos, una distribución razonable ronda las 13, 10 y 7 páginas. No es una regla legal, es sentido común: dedicar la mitad del documento a un criterio de 5 puntos es regalar los demás.

• Específico de este contrato. Cita los centros, los horarios, los volúmenes y los sistemas que describe el PPT. Un texto que sirve para cualquier licitación puntúa como cualquier texto.
• Concreto y verificable. «Revisión mensual con el responsable del contrato, con acta en cinco días hábiles» puntúa más que «comunicación fluida y constante».
• Con evidencias. Procedimientos, cronogramas, organigramas, indicadores, ejemplos de trabajos similares. Lo que puedes demostrar vale más que lo que afirmas.
• Sin copiar el PPT. Repetir el pliego técnico con otras palabras demuestra que lo has leído, no que sabes hacerlo. Explica cómo lo harás tú.
• Sin prometer lo que no puedes cumplir. Los medios que te comprometas a adscribir pueden convertirse en obligación esencial del contrato o llevar penalidades (LCSP, art. 76.2), y el contrato se formaliza ajustado a las condiciones de la licitación (LCSP, art. 153.1).

Y respeta el formato. Lee qué dice el pliego que pasa si te excedes de páginas o no usas la tipografía indicada: unos pliegos dicen que no se valora lo que exceda, otros prevén consecuencias más graves. Sea cual sea, un evaluador que tiene que contar tus páginas no empieza de buen humor.

Es el error que más ofertas buenas deja fuera. La lógica legal es esta:

• Las proposiciones son secretas hasta su apertura (LCSP, art. 139.2).
• Cuando hay criterios de juicio de valor, la oferta va en dos sobres: uno para lo que se valora por juicio de valor y otro para lo que se valora por fórmulas (LCSP, art. 157.2).
• Los criterios de fórmulas se evalúan siempre después de los de juicio de valor (LCSP, art. 146.2, RD 817/2009, art. 30).
• El Real Decreto 817/2009 explica el porqué: la documentación de juicio de valor va en sobre independiente «con objeto de evitar el conocimiento» del resto de la proposición antes de valorarla (RD 817/2009, art. 26).

Si tu memoria técnica adelanta el precio, el porcentaje de baja o cualquier dato que el pliego puntúa con una fórmula, el evaluador conoce parte de tu oferta automática antes de tiempo: justo lo que estas reglas quieren evitar.

La ley no dice literalmente «se excluirá», así que la consecuencia depende del pliego, que puede preverla expresamente, y de cómo se valore el caso concreto: la mesa y, si se recurre, el tribunal de recursos contractuales analizan si lo adelantado permite conocer la oferta que se evalúa por fórmulas. No te la juegues.

Ojo con las «mejoras»: la misma mejora puede ser un criterio de fórmula en un pliego y de juicio de valor en otro. Manda cómo la puntúe tu pliego.

Lee la memoria con la tabla de criterios al lado y ponte en el papel del evaluador: para cada subcriterio, ¿dónde está la respuesta, qué compromiso concreto ofreces y por qué merece la puntuación máxima? Si no lo encuentras en diez segundos, él tampoco.

Después, revisa lo formal: extensión, tipografía, paginación, anexos permitidos, firma y formato de archivo. Y comprueba que el documento va en el sobre correcto de la plataforma. En la guía paso a paso tienes el resto del proceso.